persiapan meeting

 

Mungkin bagi para pekerja, meeting sudah menjadi rutinitas sehari-hari, sehingga tidak perlu dipermasalahkan. Akan tetapi, nyatanya tidak semua meeting bisa berjalan secara efektif dan pada akhirnya hanya membuang-buang waktu.

Tentu sayang sekali jika Anda sudah menyewa tempat yang bagus seperti Hotel HARRIS Meeting Room, tetapi meeting tidak berjalan lancar dan efektif. Namun jangan khawatir, meeting pasti bisa berjalan dengan lancar asalkan Anda memperhatikan beberapa hal berikut ini:

5 Persiapan Sebelum Meeting

  • Tentukan apa tujuan meeting

Tentunya meeting tidak dapat berjalan dengan baik tanpa tujuan yang jelas. Karena itu, Anda wajib mengetahui dan menentukan apa tujuan dari meeting yang akan dilaksanakan. Apakah untuk memecahkan suatu masalah, membuat keputusan, atau sekadar menginformasikan hal baru pada tim.

  • Susun materi dengan baik

Jika sudah menentukan suatu tujuan, Anda bisa membuat materi berdasarkan tujuan meeting tersebut. Tentukan topik apa yang mau Anda bahas dan lakukanlah pengamatan yang mendalam untuk menyusun materi yang baik. Jika ada pembahasan yang masih belum clear, Anda juga boleh mencatatnya dan mendiskusikan pada peserta meeting yang ada nanti.

  • Menguji peralatan yang akan digunakan

Sebelum meeting akan lebih baik jika Anda mengecek fungsi peralatan yang akan digunakan. Mulai dari software, screen sharing, atau perekam audio. Jika ada yang tidak berfungsi, Anda masih memiliki waktu untuk mengatasinya.

  • Berikan bahan materi sebelum meeting

Jika materi yang akan Anda sampaikan cukup kompleks, jangan ragu untuk memberikan bahan kepada peserta sebelum meeting. Dengan demikian, audience bisa lebih cepat memahami materi atau memberi masukan yang bermanfaat selama meeting.

  • Ketahui teknik dasar public speaking

Jika Anda mendapatkan giliran untuk mempresentasikan materi, sebaiknya kuasai dulu ilmu dasar public speaking. Cobalah untuk mempertahankan fokus audience dengan pembahasan yang menarik.

Kemudian jangan lupa tentukan waktu yang Anda butuhkan. Gunakan waktu sebaik mungkin. Jangan sampai waktu terbuang untuk membahas sesuatu yang tidak berkaitan dengan topik utama.

Itu dia beberapa hal yang bisa disiapkan sebelum meeting. Jangan lupa untuk merekap ulang apa yang telah didiskusikan agar meeting lebih efektif. Semoga bermanfaat!

Share this to your friends